6 recomendações que todo gestor escolar deve seguir para aumentar a produtividade da rede de ensino
Por Felipe Ferreira, CEO da Proesc*
É um grande desafio para gestores escolares garantirem a produtividade em todas as pontas e entregas da instituição. No entanto, pensar sobre isso e adotar medidas para aumentar os níveis de eficácia é importante para oferecer um melhor serviço e para elevar a satisfação de famílias e alunos. O impacto da eficiência é positivo em diversas outras instâncias, como o rendimento dos alunos, a dinâmica das atividades em sala de aula, a otimização de gastos e muito mais.
Por isso, separei as principais dicas para impulsionar a produtividade da sua escola, veja abaixo.
1- Invista na infraestrutura
A infraestrutura diz respeito ao espaço físico e aos equipamentos disponíveis na escola. Se a instituição estiver bem equipada e organizada, consequentemente as pessoas conseguirão executar melhor suas atividades. Por exemplo, imagine uma sala de aula onde faltam alguns materiais. Isso certamente fará com que os professores gastem mais tempo planejando suas aulas, pensando em alternativas para lidar com a falta de algum item. Como resultado, as atividades propostas podem não ter o rendimento esperado.
Nesse caminho, podemos pensar o mesmo sobre outros setores, como secretaria, financeiro, etc. Quanto melhor a infraestrutura, melhor o andamento do fluxo de trabalho, comunicação e qualidade das entregas.
2- Promova o ambiente agradável
Um ambiente de trabalho positivo influencia no aumento da produtividade. Em um espaço harmônico, as pessoas se sentem mais à vontade para trabalhar, serem criativos e dar o melhor de si. Não adianta ter uma boa infraestrutura se o ambiente for permeado por conflitos, medo e animosidades constantes, a eficiência será afetada de forma negativa.
3- Incentive a capacitação continuada
Aumentar a produtividade em sala de aula e na escola como um todo de modo a atingir a excelência depende da preparação da equipe. Por isso, treinamentos e reciclagens devem ser contínuos. Um bom ponto é estimular o corpo docente, por exemplo, a fazer cursos de extensão e pós-graduação. Ofereça atualizações e cursos para outros profissionais na secretaria e administração também. Um time que constantemente renova seus conhecimentos e técnicas consegue lidar melhor com desafios e solucionar problemas de forma produtiva.
4- Monte um horário escolar estratégico
Organizar o cronograma de aulas nem sempre é uma tarefa fácil, pois isso envolve todo um time de pessoas e suas respectivas disponibilidades. No entanto, se você tiver um cuidado nessa etapa, poderá ter um horário escolar mais produtivo e estratégico. Por exemplo, tente distribuir aulas de uma determinada disciplina de modo que o docente responsável tenha que se deslocar menos ou possa fazer suas horas de planejamento. Isso faz com que as pessoas trabalhem melhor e evitem buracos e conflitos no cronograma.
5- Defina metas na gestão escolar
Isso é uma estratégia que diversas empresas colocam em prática para manter o foco e a objetividade nas ações e, com isso, agem de forma mais efetiva e geram menos desperdício. Para implementar essa ideia na gestão escolar, pense quais são seus objetivos para o semestre ou ano letivo, por exemplo. Uma vez estabelecidos os principais objetivos e prioridades, trace metas (alcançáveis e factíveis) para atingi-los.
Tenha em mente que metas “impossíveis” ou ousadas demais apenas geram frustração e podem deixar a equipe desmotivada. Comece com alguns objetivos e avalie de forma realista o que é possível fazer. Com o tempo, você pode aumentar a intensidade das metas. Ter mais foco nas ações e no alvo que se deseja atingir é um caminho para aumentar a produtividade.
6- Use a tecnologia
Por fim, uma das dicas mais importantes quando o assunto é produtividade está ligada à tecnologia. É impossível negar o papel da tecnologia atualmente. Enquanto as empresas estão cada vez mais digitais, não faz sentido manter sua escola no passado, presa a tarefas manuais.
Atualmente, existe uma série de ferramentas e sistemas pensados especificamente para o ambiente escolar capazes de automatizar uma série de demandas operacionais. Atividades como cobrança, emissão de documentos, cadastros e uma variedade de tarefas burocráticas podem ser resolvidas por sistemas em poucos cliques.
Como resultado, você ganha agilidade e eficiência, uma vez que softwares podem realizar várias demandas rapidamente e sem erros. Além da administração, do financeiro e da secretaria, áreas como comunicação com as famílias e o pedagógico também se beneficiam com o uso de sistemas. E tem mais! Os pais e cuidadores podem acompanhar a frequência, notas e demais apontamentos sobre seus filhos diretamente via sistemas, aumentando o nível de transparência das informações e aprimorando como se comunicam com a escola.
Nos dias de hoje, o cliente moderno usa mais aplicativos e redes sociais para se informar e resolver problemas do dia a dia. Portanto oferecer essa comodidade para as famílias e para seu público interno vai contribuir para elevar os níveis de satisfação e retenção de alunos.
Aumentar a produtividade na gestão escolar é um desafio, mas é possível com boas estratégias e ferramentas. Como destaque, a tecnologia simplifica muito o fluxo do trabalho nas escolas. Otimizando a comunicação e automatizando processos, sistemas qualificados ajudam gestores a tornar atingir altos níveis de produtividade e entregar mais valor para as famílias e colaboradores.
*Felipe Ferreira é CEO e cofundador da Proesc, edtech amapaense que oferece uma plataforma de gestão escolar on-line inovadora com funcionalidades completas, com MBA em Engenharia de Software e Bacharel em Sistemas de Informação. Programador, mentor e palestrante em empreendedorismo digital e startups. Desde 2019 Felipe foi eleito Presidente da Associação de Empresas de Tecnologia do Amapá – AMAPATEC e atua com foco em fomentar o desenvolvimento de novas startups e verticais da economia digital no Amapá.
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